POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALESENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como sus normas concordantes, ha decidido adoptar la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales. De esta manera, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades culturales, académicas, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA INSTITUCÍÓN: ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, persona jurídica de régimen común identificada con NIT. 900824886-1 que en adelante se denominará ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, institución para el trabajo y desarrollo humano autorizada mediante personería jurídica de las secretarias de educación Villavicencio de acuerdo a lo dispuesto por la ley general de educación bajo la Resolución de aprobación 1429 de la Secretaria De Educación del Meta y ubicados en la carrera 37 · 33B – 56 Barzal Alto de Villavicencio–Meta –Colombia

DOMICILIOS Y DIRECCIONES:
Dirección: Carrera 37 ·33B-56 Barzal Alto
Teléfonos: (57) 8 6625989 – (57) 3103245002 –  (57) 3105677329
Página Web:           www.englishandfrenchinstitute.com

CORREO ELECTRÓNICO: info@englishandfrench.edu.co

III. ÁMBITO DE APLICACIÓNLa presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, cuyo titular sea una persona natural o jurídica.

IV. ÁPLICACIONESPara los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
V. PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, será de medio.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones, salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

– Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
– Ser informado por ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, previa solicitud escrita o electrónica, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. Dicha respuesta obedecerá a los tiempos de respuesta de las peticiones reguladas por la ley 1437 de 2012.
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
– Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
– Estos derechos podrán ser ejercidos por:

– El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE.- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Derechos de los niños y adolescentes:
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Los padres o acudientes de los menores autorizarán formalmente a ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, para exhibir y publicar imágenes de los menores, realizando actividades propias del desarrollo de sus programas académicos, entrevistas o conversatorios, los cuales se manifestarán a través de los medios publicitarios con los que cuenta la institución: Página web, redes sociales, intervenciones en radio o televisión y demás medios. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores.b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Estas autorizaciones podrán ser revocadas por el acudiente o representante legal del menor en cualquier momento.

VII. DEBERES DE ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos.Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y ComercioPermitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.Datos de naturaleza pública.Casos de urgencia médica o sanitaria.Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Manifestación de la autorizaciónLa autorización a ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
– El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE,- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Medios para otorgar la autorización.ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, de manera previa al tratamiento de los datos personales.

Prueba de la autorizaciónENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Revocatoria de la autorización.Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. En este último caso, por ejemplo, cuando la vigencia del contrato suscrito por las partes no ha terminado. ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; Y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. PARAGRAFO. Es claro para el titular de la información que mientras exista una relación contractual vigente con JAMESTOWN no podrá solicitar el cese del tratamiento de sus datos personales de manera total para las finalidades autorizadas.
IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTE
El tratamiento de los datos personales de estudiantes, interesados, graduados, egresados, profesores, empleados, exempleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Institución para el trabajo y desarrollo humano, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, a través de todos sus canales de información y comunicación, incluyendo mensajes de texto, correos electrónicos, chats, llamadas telefónicas, redes sociales y otros utilizados por ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE,.Desarrollar la misión de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, conforme a su política de crecimiento y gestión de calidad.Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las Instituciones de trabajo y desarrollo humano, incluyendo, pero sin limitarse, cualquier requerimiento del gobierno Nacional en disposiciones legales aplicables, entidades acreditadoras o las autoridades locales.Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse, a las tributarias y comerciales.Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.Realizar encuestas relacionadas con los servicios prestados o bienes de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE,.Desarrollar servicios conforme a sus estatutos y necesidades de la comunidad educativa.Mantener en contacto a exalumnos con profesiones o intereses afines.Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios a nivel local e internacional.Cumplir todos sus compromisos contractuales.Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.

Datos sensibles.Para el caso de datos personales sensibles, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
X. AVISO DE PRIVACIDADEl Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular, a través de los diferentes medios, para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.Los derechos del titularLos mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles XI. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
Consultas.
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, garantiza:

– Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.- Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.- En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.- Las consultas podrán formularse al correo info@englishandfrench.edu.coReclamos.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, al correo electrónico info@englishandfrench.edu.co o mediante comunicación escrita dirigida al departamento administrativo, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación.
ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE,  rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico jbustamanteinfo@englishandfrench.edu.co o en medio físico dirigido al departamento administrativo indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE,  podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Petición de supresión de datos.
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, podrá negar el ejercicio de este cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS.ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, se reserva, en los eventos contemplados en la ley, en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos como confidencial en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educación. ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; El mismo será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la reglamentación que expida el ejecutivo para tal efecto.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE,adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XV. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE.
En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de crecimiento de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, éste podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; En consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE,y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;Para cumplir con procesos jurídicos;Para responder las solicitudes de las autoridades y del gobierno, distintas a las de su país de residencia;Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones delimitadas en el contrato firmado, los documentos anexos y demás autorizaciones adicionales de autoridades extranjeras;Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; yObtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
XVI. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, será la responsable del tratamiento de los datos personales. El departamento administrativo será el encargado del tratamiento de los datos personales por cuenta de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE.

XVII. VIGENCIALa presente política rige a partir del 2 de septiembre de 2013 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias académicas y/o administrativas en ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE.

AVISO DE PRIVACIDAD.
ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, se permite informar que:
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como sus normas concordantes, manifiesta que los datos personales recopilados en su base de datos con respecto a sus clientes internos, externos, proveedores y terceros involucrados dentro del giro ordinario de las actividades comerciales de la institución han sido utilizados única y exclusivamente para lo relacionado con las funciones que desarrolla cada uno dentro de la comunidad educativa de ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, con el fin de mantener una relación directa en cuanto a los servicios ofrecidos por la institución y la importancia de las personas que dominan un segundo idioma para los terceros interesados.
Dichos datos están conformados por nombres completos, números de cédula, teléfonos, direcciones, fechas de nacimiento y lugares de estudios de secundaria o universitarios, lugares de trabajo y ciudades de residencia, como también la autorización para el uso de sus imágenes y testimonios en las redes sociales del instituto ENGLISH AND FRENCH INSTITUTE, de carácter informativo.
Estos datos han sido tratados de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales la cual encontrará en nuestra página webwww.englishandfrenchinstitute.com
Si desea ejercer sus derechos a consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación deberá solicitarlo por escrito a info@englishandfrench.edu.co o en petición escrita dirigida al departamento administrativo de la ciudad de su sede de vinculación.

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